Mitarbeiterbefragungen sind ein wichtiges Instrument der Unternehmensführung. Sie helfen Ihnen, Aufschluss über Ihr Unternehmen, die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter zu erhalten. Und sie dienen als Instrument, um die Kollegen einzubeziehen. Denn schließlich geben sie durch ihre Rückmeldung Impulse für Entwicklungen. Allerdings werden Mitarbeiterbefragungen aus datenschutzrechtlichen Gründen auch argwöhnisch beäugt.Einerseits gilt es für Sie natürlich, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten. Andererseits ist es wichtig, dass die Mitarbeiter tatsächlich bereit sind, an der Befragung teilzunehmen.
Wichtig: Beachten Sie unbedingt diese Datenschutzbestimmungen!
Eine Mitarbeiterbefragung muss in 2-facher Form anonym sein. Das heißt, dass 1. eine Online-Befragung von vornherein ausgeschlossen ist, da durch die IP-Adresse die Zuordnung zu dem jeweiligen Mitarbeiter erfolgt. Kommen die Rückläufer in Papierform, bringen Sie das dafür vorgesehene Behältnis an einem Ort an, an dem es möglich ist, den Fragebogen unbeobachtet einzuwerfen.
Die Fragestellungen dürfen 2. nicht so formuliert sein, dass ihre Beantwortung Rückschlüsse auf einen bestimmten Mitarbeiter zulässt. Das ist in der Regel dann der Fall, wenn statische Daten zur Person und zur Betriebszugehörigkeit erhoben werden. So ist schnell zu ermitteln, dass der Fragebogen der verheirateten weiblichen Person, die seit 15 Jahren in Teilzeit im Betrieb ist, von Frau ABC stammt. Das heißt: Stellen Sie Ihre Fragen so, dass die Auswertung keine Zuordnung zu bestimmten Personen zulässt.
Offerieren Sie die freiwillige Teilnahme
Als Arbeitgeber haben Sie kein Recht dazu, persönliche Daten Ihrer Mitarbeiter ohne deren Einverständnis zu erheben. Denn eine Datenerhebung bei Beschäftigten muss immer durch ein Erfordernis gerechtfertigt sein. Selbst wenn Sie viele gute Gründe für die Befragung anführen, steht diesen immer das viel schwerer wiegende schutzwürdige Interesse der Mitarbeiter entgegen. Das heißt: Sie brauchen für eine Befragung das Einverständnis der Kollegen. Informieren Sie sie deshalb genau darüber, warum Sie die Befragung durchführen möchten, was Sie zu fragen gedenken und wie die Auswertung erfolgt. Es muss sichergestellt sein, dass die Mitarbeiter ihr Einverständnis dazu freiwillig erteilen – oder auch verwehren.
Ehrlichkeit dank Anonymität und Freiwilligkeit
Ist die Anonymität gewährleistet, ist auch die Freiwilligkeit eher gegeben. Denn nur wenn der Mitarbeiter sicher sein kann, dass der Arbeitgeber nichts davon erfährt, wenn er nicht teilnimmt, ist er wirklich frei in seiner Entscheidung. Schließlich könnte er andernfalls befürchten, infolge seiner Nichtbeteiligung Nachteile zu erfahren. Ihr Vorteil bei wirklich freiwillig ausgefüllten Fragebögen: Die Angaben entsprechen der Realität und sind nicht aus Angst vor Konsequenzen geschönt.