Ob Verband, Organisation oder Unternehmen: Bevor Sie mit Ihrem Jahresbericht starten, sollten Sie wissen, was Sie damit erreichen wollen, also ein klares Ziel vor Augen haben. Vielleicht verfolgen Sie damit auch mehrere Ziele? Formulieren Sie diese klar und priorisieren Sie sie.
Es ist immer gut, wenn man ein zentrales Ziel benennen kann. Ist das beispielsweise die Gewinnung von Sponsoren oder von neuen Mitgliedern? Je nach Antwort hat das Einfluss auf die Gestaltung des Bericht oder die Inhalte. Denn natürlich interessieren sich Sponsoren eines Ballettvereins für Kinder für andere Aspekte als beispielsweise die Eltern.
Damit sind wir auch schon beim zweiten Bestandteil des Konzepts: Die Bestimmung der Zielgruppe. Diese leitet sich von den Zielen ab, geht dann aber nochmals ins Detail. Bleiben wir bei unseren Beispielen:
Sie möchten neue Sponsoren gewinnen. Das ist Ihr Ziel. In diesem Schritt geht es darum die Sponsoren genauer zu beschreiben: Sollen es Handwerksbetriebe sein, die Ihren Verein durch Tatkraft unterstützen, Unternehmen, die Know-how bereitstellen oder Firmen, die Ihren Verein finanziell unterstützen? Sind es Unternehmen aus der Region, aus Ihrem Bundesland oder aus ganz Deutschland? Wenn es unterschiedliche Sponsoren sein sollen, priorisieren Sie auch hier, damit Sie Ihre Hauptzielgruppe immer im Blick haben.
Auch im Fall von der Gewinnung neuer Mitglieder sollten Sie die Zielgruppen möglichst genau definieren: Sind es eher die Mutter oder die Väter, die Omas, Opas oder Tanten und Onkel, die Sie ansprechen? Wie alt sind Ihre Zielgruppen und was für Interessen haben sie?
Mein Tipp
Wenn Sie hier Ihre potenziellen Zielgruppen sammeln, denken Sie auch an diejenigen, die nur am Rande zur Zielgruppe gehören. Das sind die Bestandsmitglieder, Geschäftspartner, Lieferanten oder politische Entscheider. Diese Personengruppen sind relevant, wenn es um die Nutzung und Verbreitung des Jahresberichts geht.
Notieren Sie auch ganz explizit, was für ein Bild der Jahresbericht von Ihrem Verein vermitteln soll. Welchen Eindruck soll der Leser erhalten? Welche Wirkung soll der Bericht entfalten? Was soll er tun, wenn er den Bericht gelesen hat? Diese Botschaften sind wichtig für die Inhalte und die Gestaltung.
Im nächsten Schritt legen Sie eine Struktur fest. Sie hilft Ihnen bei der Erstellung und sorgt dafür, dass Sie die zuvor ermittelten Ziele, die Zielgruppen und Botschaften nicht aus dem Blick verlieren.
Eng verknüpft mit der Struktur sind natürlich die Inhalte, die Sie übermitteln wollen. Die Entscheidung zu den Inhalten hängt von den Zielen, den Zielgruppen und den Botschaften ab. Beantworten Sie die Frage: Welche Themen sind geeignet, um die Zielgruppen anzusprechen, die gewünschten Botschaften zu übermitteln und die angestrebten Ziele zu erreichen?
Mein Tipp
Natürlich müssen Sie bei der Konzeption strategisch vorgehen. Allerdings sollten Sie auch immer daran denken, dass Ihr Jahresbericht Ihren Verein authentisch zeigt. Verbiegen Sie sich nicht.